هیئت‌مدیره یکی از ارکان اصلی شرکت‌های تجاری است. اگر مجمع عمومی را رکن تصمیم‌گیرنده بدانیم، هیئت‌مدیره رکن اداره‌کننده شرکت محسوب می‌شود و اعضای آن مسئول اداره کردن امور شرکت هستند. مطابق قانون تجارت، به جز وظایفی که تصمیم‌گیری در خصوص آنها در صلاحیت مجامع عمومی است، هیئت‌مدیره شرکت دارای كليه اختيارات لازم برای اداره امور شركت است. از مهم‌ترین این اختیارات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تصويب آئين نامه‌های داخلی شركت
- نصب و عزل كليه مأموران و كاركنان شركت
- تعيين شغل و حقوق و دستمزد و انعام ترفيع و تنبيه و ساير شرايط استخدام
- انجام كليه عمليات و معاملات و خرید و فروش اموال منقول و غیر منقول شرکت
- اقامه هر گونه دعوی و دفاع از هر گونه دعوی له یا علیه شرکت
- افتتاح حساب بانکی و اخذ اعتبار و وام از بانک‌ها و موسسات اعتباری
- دعوت مجامع عمومی عادی و فوق‌العاده و تعيين دستور جلسه آنها
تعداد اعضای هیئت‌مدیره
تعداد اعضای هیئت‌مدیره در شرکت‌های سهامی خاص حداقل باید ۳ نفر باشند. این تعداد در اساسنامه شرکت‌ها (معمولا در ماده ۳۲) مشخص می‌گردد و در طول فعالیت شرکت نیز قابل کاهش یا افزایش است. بر خلاف تصور غلط برخی، تفاوتی بین زوج یا فرد بودن تعداد اعضای هیئت‌مدیره نیست و هیئت‌مدیره ۴ نفره یا ۶ نفره نیز قابل ثبت است، اما از این جهت که ممکن است در رای‌گیری و تصمیم‌گیری جلسات هیئت‌مدیره اختلال عملیاتی پیش آید و آراء اعضاء مساوی شود، توصیه می‌شود تعداد اعضا فرد باشد.
عضویت اشخاص حقوقی در هیئت‌مدیره
علاوه بر اینکه اشخاص حقیقی و افراد عادی می‌توانند به عنوان عضو هیئت‌مدیره انتخاب شوند؛ اشخاص حقوقی یعنی شرکت‌ها و موسسات نیز می‌توانند در شرکت دیگری عضو هیئت‌مدیره شوند. البته این شرکت‌ها باید از طرف خود، شخص حقیقی را به نماینده جهت عضویت در هیئت‌مدیره انتخاب نمایند. عضویت این نماینده در هیئت‌مدیره به اصطلاح به طور نمایندگی است نه اصالتاً. از طرفی طبق ماده (۱۱۰) لایحه اصلاحی قانون تجارت، چنين نماينده‌ای مشمول همان شرايط و تعهدات و مسئوليت‌های مدنی و جزائی عضو هيئت‌مديره بوده و از جهت مدنی با شخص حقوقی كه او را به نمایندگی تعيين نموده است، مسئوليت تضامنی خواهد داشت. شخص حقوقی عضو هيئت‌مديره می‌تواند نماينده خود را عزل كند به شرط آنكه در همان موقع جانشين او را كتباً به شركت معرفی نماید وگرنه غايب محسوب می‌شود.
شرایط اعضای هیئت‌مدیره
برای عضویت در هیئت‌مدیره، اشخاص متقاضی این سمت بایستی شرایط قانونی و بایدها و نبایدهایی را دارا باشند. بنابراین افرادی که قصد تاسیس شرکت دارند و یا شرکت‌هایی که می‌خواهند اعضای هیئت‌مدیره خود را انتخاب نمایند به این شرایط دقت نمایند:
سهامدار بودن
شخصی که می‌خواهد عضو هیئت‌مدیره شرکت سهامی خاص شود بایستی ابتدا جزو سهامداران آن باشد. مطابق ماده (۱۱۴) لایحه اصلاحی قانون تجارت، هیئت‌مدیره بايد تعداد سهامی را كه اساسنامه شركت مقرر كرده است دارا باشند. بدین معنی که اشخاص با هر مقدار سهم نمی‌توانند عضو هیئت‌مدیره شوند، بلکه باید حداقل میزان سهمی که اساسنامه شرکت تعیین کرده است را دارا باشند. معمولا در اساسنامه‌های تیپ اداره ثبت شرکت‌ها در ماده (۳۴) آمده است. به این تعداد از سهام، سهام وثیقه گفته می‌شود. البته محدودیتی در تعیین این مقدار نیامده و تعداد سهام وثیقه را می‌توان طبق اساسنامه یک سهم مشخص شود. بنابر این چنانچه شخصی می‌خواهد وارد هیئت‌مدیره شرکت سهامی خاص شود، ولی سهامدار آن شرکت نیست، باید ابتدا از طریق نقل و انتقال سهام جزو سهامداران شرکت شود.
لازم به ذکر است در شرکت‌های مسئولیت محدود این شرط وجود ندارد و اعضای هیئت‌مدیره شرکت با مسئولیت محدود می‌تواند خارج از سهامداران یا شرکاء شرکت باشند. در مؤسسات غیرتجاری نیز چنانچه در اساسنامه مؤسسه این اجازه داده شود، امکان انتخاب هیئت‌مدیره از بین افراد خارج از شرکاء امکان‌پذیر است.
عدم سوء پیشینه کیفری
برخی تصور می‌کنند اشخاصی که قبلا مرتکب هر جرمی شده‌اند و به اصطلاح سوء پیشینه کیفری دارند، نمی‌توانند به عضویت هیئت‌مدیره در بیایند. اما این تصور غلط و از لحاظ حقوقی بی‌پایه است. طبق ماده (۱۱۱) لایحه اصلاحی قانون تجارت، اشخاصی که مرتکب جرایم سرقت، خيانت در امانت، کلاهبرداری یا جرم‌هایی كه به موجب قانون در حكم خيانت در امانت يا در حکم كلاهبرداری شناخته شده است، اختلاس، تدليس و تصرف غیرقانونی در اموال عمومی شوند و به موجب حکم قطعی از حقوق اجتماعی محروم شده باشند، تنها در مدت محروميت نمی‌توانند عضو هیئت‌مدیره شرکتی شوند. بنابراین ارتکاب هر جرمی با هر اندازه مجازات دلیلی بر ممنوعیت اشخاص از عضویت در هیئت‌مدیره نیست.
لازم به ذکر است بر خلاف تصور غلط برخی از افراد و مؤسسات ثبتی، دیگر نیازی به اخذ گواهی عدم سوء پیشینه اعضای هیئت‌مدیره و ارسال آن به همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها نیست و این موضوع به صورت برخط در سامانه ثبت شرکت‌ها استعلام می‌شود. اما گاهی اوقات به دلیل اختلال سامانه و یا داشتن یک پرونده باز و جاری در دادگستری، سامانه اخطار می‌نماید که برای فرد ثبت شده گواهی عدم سوء پیشینه اخذ و ارسال گردد.
عدم حجر قانونی
مطابق همان ماده قبلی، اشخاصی که محجور هستند نیز نمی‌توانند هیئت‌مدیره شوند. اما محجوریت به چه معناست و به چه افرادی محجور می‌گویند؟ طبق قانون مدنی ایران، محجورین ۳ دسته هستند:
- صغار: یعنی کودکان که مطابق قانون اشخاصی که به سن بلوغ نرسیده باشند صغیر محسوب می‌شوند.
- اشخاص غیر رشید: یعنی کسانی که توانایی اداره اموال خود را به صورت عقلایی ندارد. قانون افراد زیر ۱۸ سال را غیر رشید فرض می‌کند و چنانچه فرد زیر ۱۸ سالی مدعی رشد باشد باید برود و در دادگاه رشد خود را اثبات کند.
- مجانین: یعنی افرادی که توانایی ذهنی لازم را ندارند و دچار بیماری جنون هستند.
عدم ورشکستگی
علاوه بر شرط فوق، شرط دیگری نیز در همان ماده بیان شده است. اشخاص ورشکسته نیز از عضویت در هیئت‌مدیره محروم هستند. مطابق قانون تجارت، شخص ورشکسته تاجری است که از پس دادن و پرداخت بدهی‌های خود ناتوان شده است و نمی‌تواند تعهدات مالی خود را عمل کند. البته بایستی حکم ورشکستگی تاجر توسط دادگاه صادر شده باشد و مراحل قانونی اعلان ورشکستگی طی شده باشد.
کارمند دولت نباشد
یکی از بزرگترین اشکالاتی که برای بسیاری از شرکت‌ها در ثبت اعضای هیئت‌مدیره خود به وجود می‌آید، ایراد سامانه ثبت شرکت‌ها مبنی بر ممنوعیت قانون ممنوعیت تصدی بیش از یک شغل برای عضو هیئت‌مدیره است. طبق اصل (۱۴۱) قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و قانون ممنوعیت تصدی بیش از یک شغل، کارمندان دولت نمی‌توانند هیئت‌مدیره شرکت‌های تجاری شوند. در حال حاضر بر اساس ارتباط برخط سامانه ثبت شرکت‌ها با سامانه کارمند ایران، ثبت شرکت‌ها اجازه ثبت افرادی که شماره ملی آنان در کارمند ایران ثبت شده است را نمی‌دهد.
عدم ممنوعیت مالیاتی
در برخی اوقات سازمان امور مالیاتی به دلیل داشتن بدهی یا به دلیل صدور فاکتورهای رسمی صوری، مانع عضویت اشخاص در هیئت‌مدیره شرکت‌ها می‌شود. مطابق تبصره (۳) ماده (۱۸۶) قانون مالیات‌های مستقیم، سازمان امور مالیاتی كشور مكلف است، اسامی مديران مؤسسات و شركت‌هايی كه بدهی مالياتی اعم از ماليات مستقيم و ماليات بر ارزش افزوده دارند و همچنين اسامی هر يك از مديران عامل و اعضای هيئت‌مديره مؤسسات و شركت‌ها كه به علت صدور اسناد (صورتحساب) مبتنی بر انجام معاملات غیر واقعی محکومیت قطعی يافته‌اند را به همراه مشخصات آنان به اداره ثبت شركت‌ها اعلام كند.
اداره مذكور موظف است ثبت شركت يا مؤسسه به نام اين اشخاص و همچنين ثبت عضويت آنها در هيئت‌مديره آن شركت و ساير شركت‌ها و مؤسسات را برای بدهكاران مالياتی منوط به تعيين تكليف و اخذ مفاصاحساب مالیاتی از سازمان امور مالیاتی كشور كند.
در تخلف صدور اسناد (صورتحساب) مبتنی بر انجام معاملات غير واقعی مندرج در اين ماده نيز اداره ثبت شركت‌ها موظف است از انجام ثبت شركت يا مؤسسه به نام اشخاص يادشده و همچنين ثبت عضويت آنها در هيئت‌مديره آن شركت و ساير شركت‌ها و مؤسسات به مدت ۳ سال خودداری كند.
نتیجه‌گیری
عضویت در هیئت‌مدیره شرکت‌ها نیازمند رعایت شرایط خاصی است که شامل داشتن سهام در شرکت، عدم سوءپیشینه کیفری، نبودن در وضعیت حجر یا ورشکستگی، عدم اشتغال دولتی و عدم بدهی مالیاتی می‌شود. همچنین اعضای هیئت‌مدیره باید با دقت انتخاب شوند تا توانایی اداره امور شرکت را داشته باشند و از تخلفات قانونی جلوگیری کنند. این شرایط به حفظ شفافیت، اعتبار و مدیریت صحیح در فضای تجاری کمک می‌کند.
سوالات متداول:
برای عضویت در هیئت‌مدیره، افراد باید شرایط خاصی مانند سهامدار بودن، نداشتن سوءپیشینه کیفری، عدم ورشکستگی، و عدم حجر قانونی را داشته باشند.
بله، شرکت‌ها و مؤسسات می‌توانند از طریق انتخاب نماینده حقیقی برای عضویت در هیئت‌مدیره شرکت‌ها اقدام کنند.
خیر، طبق قانون، کارمندان دولت نمی‌توانند به عنوان عضو هیئت‌مدیره در شرکت‌های تجاری فعالیت کنند.
نیازی به ارسال گواهی عدم سوءپیشینه برای ثبت هیئت‌مدیره نیست، زیرا این اطلاعات به صورت آنلاین از سامانه ثبت شرکت‌ها استعلام می‌شود.
